Denník Pravda sa zaujímal o názor partnerky ATLAS GROUP Jitky Božekovej ohľadom využívania platformy slovensko.sk z pohľadu práce účtovníka.
Hlavné výhody a nevýhody platformy slovensko.sk z pohľadu účtovníkov
Platforma slovensko.sk je pre účtovníkov dôležitým rozhraním, pretože zabezpečuje komunikáciu s finančnou správou, Sociálnou poisťovňou, zdravotnými poisťovňami, katastrom nehnuteľností či ďalšími orgánmi verejnej moci v súlade so zákonom o e-Governmente.
Medzi výhody by sme mohli zaradiť napr.:
- Centralizované úložisko úradnej komunikácie – všetky doručené rozhodnutia, výzvy, zápočty či potvrdenia sú na jednom mieste.
- Zaručená autenticita a právna záväznosť správ – elektronická doručenka má právne účinky a spolu s fikciou doručenia, zabezpečuje, že úradná správa sa považuje za doručenú aj vtedy, ak si ju adresát reálne neprevezme. Po uplynutí stanovenej lehoty je preto jej doručenie právne účinné bez ohľadu na to, či bola otvorená.
- Možnosť zastupovania – účtovné firmy dokážu efektívne spravovať elektronické schránky klientov na základe splnomocnenia.
- Perfektné riešenie aj pre fyzické osoby – nepodnikateľov, ktorí majú elektronický občiansky preukaz a aktivujú si schránku slovensko.sk. Sama som prostredníctvom schránky slovensko.sk ušetrila peniaze tým, že som nemusela nikam chodiť (napr. pri podaniach na kataster v prípade kúpy nehnuteľnosti) alebo sa spoliehať na poštu.
- Možnosť zasielania notifikácií o prijatej pošte – keď príde do schránky zásielka, na mail Vám o tom príde informácia.
- Možnosť okamžitej úhrady poplatku platobnou kartou priamo z platformy.
- Po založení živnosti alebo obchodnej spoločnosti je schránka okamžite aktívna, čo sa ale na druhej strane môže javiť ako nevýhoda, ak podnikateľ alebo štatutár nemá elektronický občiansky preukaz, pretože splnomocniť k schránke inú osobu môže jedine on.
- Do schránky môžete mať prístup aj cez smartfón, ak si stiahnete aplikáciu „Slovenskovmobile“.
Za nás jednoznačné nevýhody platformy sú:
- Vyhľadávanie správneho typu podania je pre laika veľmi náročné.
- Používateľská náročnosť – platforma je technicky robustná, ale pre bežného používateľa často neintuitívna. Existuje v nej mnoho manuálov, návodov, postupy „ako na to“ sú písané v niekoľkých článkoch. Takže trvá pomerne dlhý čas, kým sa dočítate a preklikáte, ako napr. splnomocniť inú osobu, aby Vám schránku spravovala.
- Pomalá reakcia stránky pri prihlasovaní pri preklikávaní sa medzi možnosťami.
- Obmedzené možnosti nastavenia notifikácií či automatizácii oproti moderným komerčným softvérom.
- Príležitostné výpadky alebo pomalšie načítavanie, najmä pri špičkách.
- V prípade napr. daňového poradcu, ktorý má x klientov, nie je možné zistiť, v mene ktorého klienta mu niečo prišlo do schránky. To sa dozvie, až keď prevezme zásielku a otvorí ju.
- Splnomocnenie na správu schránky pre inú osobu je špecifické a musí byť notársky overené. Ak neviete pracovať s platformou, musíte ho prácne vyhľadať z nezrozumiteľných niekoľkých formulárov na stránke (https://www.slovensko.sk/sk/dokumenty-a-tlaciva/_1/A/8d0df186-df10-46e8-a914-a5f500b5cc32). Napr. v prípade plnomocenstva na daňový úrad toto notársky overené byť nemusí.
- Konverziu z elektronickej podoby do listinnej (napr. v prípade potvrdenia o výške a úhrade dane v prípade hypotéky) je nutné spraviť na pošte alebo u notára, takže návšteva „úradu“ bude nutná aj v prípade listinnej podoby, aj v prípade elektronickej podoby dokumentu, aby mal dokument právne účinky.
- Z používateľského hľadiska pôsobí rozhranie trochu zastaralo a vizuálne už nezodpovedá dnešným štandardom. Platforma by určite ocenila modernejšiu vizuálnu podobu, aby lepšie spĺňala očakávania dnešných používateľov.
Notifikácie z platformy slovensko.sk
Platforma umožňuje nastaviť viaceré e-mailové adresy na zasielanie upozornení o novej správe. To znamená, že upozornenie môže paralelne dostávať napríklad podnikateľ aj jeho účtovníčka, prípadne ďalší poverení používatelia.
Treba však zdôrazniť, že notifikácia má len informatívny charakter – právne účinky má až doručenka a samotné doručenie správy v schránke. Preto odporúčame používateľom nechať si upozornenia nastaviť na viac adries, aby minimalizovali riziko prehliadnutia dôležitej úradnej zásielky.
Z nášho pohľadu je najlepšou praxou nastaviť si notifikácie na minimálne dve nezávislé e-mailové adresy – napríklad na adresu samotného podnikateľa a zároveň na adresu účtovníka. Tento postup významne znižuje riziko, že správa prepadne v spame, prehliadne sa alebo zostane neotvorená, čo je pri úradných lehotách kľúčové.
Úskalia pri používaní platformy slovensko.sk
V praxi sa stretávame s viacerými úskaliami, ktoré môžu používateľom komplikovať prácu so slovensko.sk. Najčastejšie ide o tieto oblasti:
- Náročná orientácia v typoch podaní – pre bežného používateľa je veľmi ťažké rýchlo identifikovať správny typ formulára alebo podania. Platforma obsahuje stovky možností, ktoré sú pre laikov neprehľadné.
- Zmeškanie lehoty kvôli notifikáciám – notifikácia síce príde, ale dorazí do spamu, príde oneskorene alebo sa používateľ spolieha len na ňu. Právne relevantná je doručenka v schránke, nie e-mailové upozornenie.
- Nesprávne nastavené oprávnenia – podnikatelia často nevedia, že účtovníčke môžu udeliť prístup cez autorizáciu. Bez toho nevidíme celú komunikáciu.
- Neznalosť fikcie doručenia – po zákonnej lehote sa dokument považuje za doručený, aj keď ho nikto neotvoril. Toto je najčastejší dôvod sankcií a ďalších právnych následkov.
- Prílohy vo formátoch, ktoré systém nevie prečítať – niektoré úrady posielajú dokumenty v starších formátoch alebo .zfo súboroch, ktoré sú pre laikov nečitateľné bez špecifických softvérov.
- Archivácia – používatelia si myslia, že dokumenty tam budú navždy. Platforma však nie je archív. Pre dlhodobé uchovanie je potrebné dokumenty pravidelne sťahovať.
- Vysoká používateľská náročnosť – hoci je systém technicky robustný, jeho ovládanie nie je intuitívne. Používateľ sa často musí preklikať množstvom manuálov, návodov a článkov, aby napríklad vôbec zistil, ako sa prvýkrát prihlásiť alebo aký typ formulára si vybrať pre svoje potreby.
- Nejasná identifikácia klienta pri zastupovaní – napríklad daňoví poradcovia alebo účtovníci, ktorí zastupujú desiatky klientov, sa často až po otvorení zásielky dozvedia, komu bola správa určená. To komplikuje rýchlu reakciu a zvyšuje riziko zmeškania lehôt.
- Konverzia dokumentov a nutná návšteva úradu alebo pošty – aj keď má používateľ elektronický dokument, ktorý potrebuje predložiť v listinnej podobe (napr. v banke), pre právnu účinnosť je potrebná úradná konverzia. To znamená, že návšteve pošty alebo notára sa nevyhne.
Odporúčania na vylepšenie platformy
Z nášho profesionálneho pohľadu a zároveň z postavenia užívateľa by platforme slovensko.sk najviac pomohli úpravy, ktoré by zjednodušili každodennú prácu bežným používateľom aj odborníkom, ktorí spravujú desiatky schránok. Za kľúčové považujeme najmä:
- Modernizáciu vizuálneho rozhrania – platforma je funkčná, ale graficky a používateľsky pôsobí zastaralo. Prehľadnejšie rozhranie, jasnejšia navigácia a intuitívne prvky by výrazne zlepšili orientáciu, najmä pre laikov.
- Jednoduchšie vyhľadávanie podaní a formulárov – množstvo rôznych typov podaní je pre bežného používateľa mätúce. Zjednotenie, prehľadné kategórie alebo inteligentné vyhľadávanie by odstránili zbytočné chyby a zdržania.
- Lepšiu identifikáciu klienta pri zastupovaní – pre daňových poradcov a účtovníkov by bolo veľkou pomocou, ak by systém už pri doručení zásielky jasne uvádzal, v mene ktorého klienta správa prichádza. Dnes to používateľ zistí až po otvorení správy, čo komplikuje prácu pri veľkom počte spravovaných subjektov.
- Viacúrovňové notifikácie a automatizácia – teda možnosť napr. nastaviť typy upozornení (urgentné rozhodnutia, nové správy, doručenky).
- Automatizované pripomienky blížiacich sa lehôt – systém presne vie, kedy nastane fikcia doručenia – stačilo by upozorniť používateľa: „Pozor, dokument bude doručený o 48 hodín.“
- Zjednodušenie splnomocnení a prehľadnejšie formuláre – proces splnomocnenia na správu schránky je dnes zbytočne komplikovaný, s viacerými podobnými formulármi. Prehľadnejšia štruktúra a jasné vysvetlenie rozdielov medzi jednotlivými tlačivami by používateľom ušetrili veľa času.
- Kvalitnejšie fulltextové vyhľadávanie – najmä v starších správach – v účtovníckej praxi denne pracujeme s desiatkami dokumentov zo schránky.
Skúsenosti s využívaním a hodnotenie platformy slovensko.sk z pohľadu účtovnej praxe
V našej praxi využívame platformu slovensko.sk denne, preto ju vnímame z pohľadu používateľa, ale aj profesionála, ktorý spravuje desiatky elektronických schránok klientov. Celkovo je platforma stabilným a legislatívne spoľahlivým riešením, ktoré plní svoju úlohu v rámci e-Governmentu. Zároveň však vidíme viacero oblastí, kde má systém značný priestor na zlepšenie.
Pozitívne skúsenosti s platformou by sme mohli zhrnúť nasledovne:
- Platforma poskytuje centralizované miesto komunikácie so všetkými úradmi.
- Elektronická doručenka má jasné právne účinky a zjednodušuje dokazovanie doručenia.
- Pre odborníkov, ktorí platformu používajú pravidelne, je systém po zvládnutí úvodnej náročnejšej orientácie funkčný a pomerne spoľahlivý.
- Oceňujeme aj možnosť nastavenia viacerých e-mailových notifikácií, ktorá pomáha znižovať riziko prehliadnutia dôležitej zásielky.
- Možnosť zastupovania mnohých klientov prostredníctvom vlastnej aktívnej schránky na základe plnomocenstva.
Aktuálne výzvy pre platformu sú jednoznačne tieto:
- Používanie je pre bežného používateľa často neintuitívne a vizuálne zastarané.
- Rýchlosť systému kolíše a výpadky počas špičiek stále predstavujú riziko.
- Orientácia vo veľkom množstve správ bez označenia daného subjektu (v prípade, ak schránky spravuje napr. daňový poradca) komplikuje proces a zvyšuje administratívnu záťaž.
- Vyhľadávanie správnych podaní či formulárov je pre laikov náročné a často vyžaduje štúdium manuálov, návodov a technických článkov.
- Nastavovanie oprávnení a notifikácií je neintuitívne.
- Splnomocnenia sú zbytočne komplikované, nie vždy jasne rozlíšené a vyžadujú notárske overenie, čo odporuje snahám o úplnú digitalizáciu.
- Pri potrebe konvertovať dokument do listinnej podoby je stále nutná návšteva pošty alebo notára, čo rovnako znižuje efekt digitalizácie.
- Dovolať sa na call centrum je asi najväčšou výzvou.
Slovensko.sk je funkčná, právne robustná a používateľský náročná platforma, ktorá má potenciál byť výrazne používateľsky prívetivejšia. Vnímame ju ako dôležitý nástroj, s ktorým je možné pracovať efektívne – najmä vtedy, ak používateľ rozumie jej špecifikám alebo má po ruke odborníka. Aj preto považujeme spoluprácu medzi podnikateľmi a účtovnými či daňovými poradcami za kľúčovú pri bezpečnom a spoľahlivom používaní systému. Dôležité je, aby mali podnikatelia pri sebe profesionála, ktorý rozumie procesom, lehotám aj technickým špecifikám.
