Daňovo-poradenská firma hovorí o skúsenostiach s prechodom na cloudové riešenia
Na cloudovú infraštruktúru sa z vlastných firemných serverov rozhodli prejsť približne pred piatimi rokmi. Daňovo-poradenskú a účtovnú firmu s dvoma desiatkami pracovníkov oslovila najmä možnosť získať prostredníctvom cloudu prístup k ekonomickým aplikáciám za prijateľné náklady.
Celý proces migrácie na cloud trval približne tri až päť mesiacov vrátane testovacieho obdobia. „V Atlas Group využívame softvérové riešenia, ktoré umožňujú našim zamestnancom a klientom vzdialený prístup k aplikáciám, desktopom a dátam prostredníctvom internetu viac ako 15 rokov. Naším primárnym cieľom je zabezpečiť, aby naši zamestnanci mohli pracovať odkiaľkoľvek, bez toho, aby museli byť fyzicky v kancelárii. Pôvodne sme využívali vlastný firemný server, keďže otázka bezpečnosti je pre nás a našich klientov kľúčová,“ hovorí Ina Kováčová Bečková, partnerka skupiny Atlas Group.
Čo im to prinieslo
„Pre Atlas Group prechod na cloud priniesol výrazné výhody v oblasti efektivity, bezpečnosti, úspory nákladov a flexibility. Cloud umožňuje zjednodušiť prácu s dokumentmi, zvýšiť úroveň ochrany citlivých údajov a uľahčiť spoluprácu medzi zamestnancami a klientmi. Prechod na cloudové riešenie nám dal možnosť využívania nových aplikácií. Zároveň išlo o značnú úsporu nákladov. V neposlednom rade veľkou výhodou je škálovanie, čo nám prinieslo možnosť prispôsobovať systémové riešenie rastu firmy alebo počtu zamestnancov,“ vysvetľuje.
Firma najprv otestovala nové riešenie na vybranej vzorke klientov. Overovali výkon, bezpečnosť a kompatibilitu s ostatnými systémami. Po migrácii nasledoval mesačný dolaďovací proces, v rámci ktorého sa nastavili nové pracovné postupy a integračné prepojenia medzi aplikáciami.
Kde sú cloudy
Atlas Group využíva cloudové riešenia vo viacerých oblastiach. Samotné vedenie účtovníctva realizuje prostredníctvom cloudových účtovných programov – používa napríklad Pohoda Online, Money S3/S4 v cloude, OMEGA v cloude alebo Xero.
Pri spracovaní personálnej a mzdovej agendy využíva aplikácie, ktoré zabezpečujú kompletné riešenia vrátane evidencie dochádzky ako PN, OČR, dovolenky, tiež spracovanie výplat, výstupy pre mzdy, ako aj komunikáciu s úradmi.
„Veľkým benefitom je možnosť nastavenia prístupových práv podľa rolí – napr. personalista, mzdár, účtovník, finančný riaditeľ či riaditeľ. Kľúčové je správne nastavenie kompetencií, prístupov a spôsobu výmeny informácií medzi klientom a naším tímom,“ dodáva Kováčová Bečková.
Dôležitou súčasťou cloudových systémov sú aj online úložiská, DMS systémy (systémy pre správu dokumentov), CRM nástroje (systém pre správu vzťahov so zákazníkmi), sledovanie projektov a alokácia zamestnancov.
Prechod naplánujte
Ako poznamenáva Kováčová Bečková, Atlas Group má za sebou niekoľko migračných a transformačných etáp – od zmeny IT infraštruktúry, cez prechod z vlastných serverov na cloud až po výmenu dodávateľa. Všetky tieto migračné procesy môžu spôsobovať problémy a predlžovať proces spracovania bežnej účtovnej agendy.
„Každý prechod sa tak snažíme naplánovať na vhodné obdobie, mimo zaťažujúcich mesiacov, ako sú marec a jún, a včas o tom informovať všetkých zamestnancov,“ dodáva.
Pri plánovaní migrácie na cloud Atlas Group najmä odporúča vybrať spoľahlivého poskytovateľa cloudovej služby. Konkrétne oni si zvolili partnera so skúsenosťami s účtovnými firmami.
Dôležité je aj správne definovať očakávania a potreby kancelárie, ako je napríklad dostupnosť dát, zjednodušenie procesov, ochrana údajov či zníženie nákladov. Pri uzatváraní zmluvných vzťahov s poskytovateľom treba potom jasne určiť podmienky spracovania údajov vrátane bezpečnostných opatrení a zodpovedností.
Nezabúdať na používateľov
„Za kľúčové považujeme aj zálohovanie a nastavenie zálohovacej schémy, pretože kybernetická bezpečnosť je čoraz väčšou výzvou,“ zdôrazňuje Kováčová Bečková.
Pripomína tiež, že v procese prechodu na cloud netreba zabúdať na samotných používateľov cloudovej infraštruktúry, teda zamestnancov aj klientov. Potrebné je správne nastaviť prístupové práva, kompetencie a zaškoliť ich do jednotlivých aplikácií.
„Prechod na cloud môže byť mimoriadne prínosný, no vyžaduje si dôkladné plánovanie a zameranie na detaily. Bezpečnosť, legislatíva, integrácia, náklady a škálovateľnosť sú kľúčové faktory, ktoré treba zvážiť, aby sa minimalizovali riziká a maximalizovali prínosy,“ hovorí Kováčová Bečková.
